「紙、紙、また紙…」あなたの会社のデスクや倉庫には、受発注に関する書類が山積みになっていませんか？
FAXの音、手書きの伝票、ファイリングされた書類の束。これらの「紙」の影響で、あなたの会社と業務は想像以上に時間とお金を無駄にしているかもしれません。
でも大丈夫！ 最新の「受発注システム」を導入すれば、これらの悩みが嘘みたいにスッキリ解消し、コスト削減と業務効率化を同時に実現できるんです。今回は、その秘密を分かりやすく解説します。
目次
私たちは普段、紙の値段そのものしか意識しないかもしれません。でも、受発注業務で紙を使うことによるコストは思っているよりも多いものです。いくつかのケースを見てみましょう。
中小企業A社の業務例
中小企業A社では受発注業務の中で毎月500件の注文書と請求書を印刷し、郵送をおこなっています。その場合にかかる費用を計算すると
必ずしも今回の例のような大幅なコストが発生しているケースばかりではないと思いますが、整理してみると多額の印刷費・郵送費が発生していることが分かります。
担当者Bさんの業務例
担当者Bさんは1日に20件のFAX注文書を手入力し、内容を確認、書類をファイリング整理するのに平均15分程かかっています。
入力ミスやFAX注文書の確認のための電話など効率の上下もあり、作業時間が増えてしまった場合はより多くの人件費が発生することになります。
年々増える書類のために、倉庫の一部を補完スペースとして借りている。またはオフィスの部屋が倉庫代わりになっている場合もコスト計算してみましょう。
これらはほんの一例です。紙の紛失による再発行、誤入力による手戻り、探す時間のロスなども含めると、紙の受発注は想像以上のコストを企業に強いているのです。
それでは受発注システムを導入すると、これらのコストがどのように削減されるのでしょうか？
注文や請求はすべてオンライン。印刷も郵送も不要になります。A社の場合、年間62万4千円のコストがほぼなくなり、その分を他の投資に回せます。
顧客は自分でオンライン入力、または過去データを流用できるため、入力ミスが減ります。システムが自動で受注内容をデータ化し、在庫管理システムや会計システムと連携すれば、転記作業も不要になります。
Bさんのような担当者の入力・整理時間はほぼゼロになり、より重要な業務に集中できます。年間240万円の人件費を削減できれば、新しい人材を雇うことも可能です。
データはすべてクラウド上に保存されるため、物理的な保管場所は必要ありません。倉庫の賃料、年間60万円を削減し、そのスペースを有効活用できます。ミスが減って手戻りなし！顧客満足度もアップ！
正確な情報がリアルタイムに共有されるため、発注ミスや納期遅延が減り、顧客からの信頼も高まります。過去データも システムから検索可能！
「あの時の注文内容は…？」と書類の山から探す必要はもうありません！！
「システム導入」と聞くと、なんだか難しそうに感じるかもしれません。しかし、最近の受発注システムは、中小企業でも手軽に導入できるものが増えています。一般的なステップは以下の通りです。
まずは、今の受発注業務で何に時間やお金がかかっているのか、どんなミスが多いのかを洗い出します。「紙のせいで時間がかかっている」「入力ミスが多い」など、具体的な問題点を見つけることが大切です。
現状の課題を踏まえ、「オンラインで注文できるようにしたい」「在庫と自動連携してほしい」など、必要な機能をリストアップします。
インターネットで検索したり、展示会に参加したりして、いくつかのシステムを比較検討します。費用だけでなく、使いやすさやサポート体制も重要なポイントです。無料トライアルがあれば、実際に試してみるのがおすすめです。
まずは一部の業務から試験的に導入し、徐々に範囲を広げていくのがおすすめです。ベンダーのサポートを受けながら、自社の業務に合わせて設定を行いましょう。
システムを使い始めたら、現場の担当者の意見を聞きながら、より使いやすいように改善していきます。
紙の受発注業務は、あなたの会社にとって「見えないコスト」という大きな負担になっている可能性があります。受発注システムを導入することは、単なる業務効率化だけでなく、コスト削減、ミスの減少、顧客満足度の向上など、多くのメリットをもたらします。
もしあなたが、毎月の印刷費や郵送費を減らしたい、手作業によるミスをなくしたい、担当者の残業時間を減らしたい、書類の整理や保管に困っているのであれば、今こそ受発注システムの導入を検討する絶好のチャンスです。
未来のビジネスは、もっとスマートで、もっと効率的です。受発注システムを導入して、紙の呪縛から解放され、あなたの会社を次のステージへと進化させましょう！
弊社の製品「MOS」は「必要な機能を必要なだけ」、「スモールスタートが可能」、「他にはないオリジナルの機能もシステム化」など、今ある受発注業務のフローを確認しながらシステム化できるのが特徴です。また無駄な機能やサービスによるコスト、ランニングコストの増加もありません。
受発注システムは受注業務、発注業務の手間を省き、業務を効率化することができます。FAXや紙を使ったアナログの受発注業務からデジタル化することにより、販売管理システムや他システムとの連携も容易になります。
まずは弊社にご連絡いただき、相談してみるところから始めてみませんか。お問い合わせ、お待ちしております。
