皆さんは、日々の受発注業務にどれくらいの時間を費やしていますか？
「情報共有がうまくいかない」「ミスが多い」「時間がかかりすぎる」といった課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、受発注業務の現状と課題、そして効率化するための具体的な方法について解説します。
まず、現状の受発注業務を正確に把握することが重要です。業務フローのどこに無駄があり、どこでトラブルが発生しているのかを見極めることが、改善の第一歩です。
例えば、手動で行っている部分を自動化したり、コミュニケーションを円滑にするためのツールを導入することが考えられます。よくある課題を確認してみましょう。
メール、電話、紙など、様々なツールで情報がやり取りされるため、情報が遅延したり、抜け漏れが発生したりすることがあります。
業務内容やフローがしっかりと共有できていない、理解できていないと担当者間で認識が異なり、誤った処理が行われてしまうことがあります。
特定の担当者が業務を全て把握しているため、その人が不在になると業務が滞ってしまうことがあります。
手作業での入力や確認作業が多く、時間がかかってしまいます。
ヒューマンエラーによるミスは、コスト増や納期遅延につながります。
自社で抱えている課題に当てはまる部分があったのではないでしょうか。
では実際の業務フローはどうでしょうか。こちらについても見てみましょう。
自社の受発注業務フローをしっかりと説明することはできますか。業務フローは部署間で異なる解釈をしているケースも珍しくありません。こうした認識齟齬によって業務に遅れやミスが発生してしまいます。これは受発注効率化のためにシステムを導入する際でも同じことが言えるでしょう。このような事態を防ぐためには、事前に業務フローを共有し、全員が同じ理解を持つためのミーティングを開催しましょう。
それでは実際に業務フローを共有するためのポイントを確認してみましょう。
こうした日々の周知、徹底により認識の齟齬を防ぎ、業務に関わるすべての人への共通認識を高めることができます。
改めて現在の業務フローが整理できたらそれをシステム化するために資料にまとめ、導入前にベンダーへお伝えください。
受発注システムを導入しただけでは受発注業務の課題解決にはなりません。重要なのは、導入したシステムが現場で使われ、継続的に運用されることです。例えば、システム導入後のヒアリングやアンケートなどを実施し、フィードバックを集めることで、現場に即した使いやすいシステムに改良していく必要があります。
BtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」を展開しております、弊社アクロスソリューションズでは導入企業様と共に、発注者が利用しやすい環境を常にご提案し続けています。
既に受発注システムをご利用いただいている、これからの導入を検討している、いずれの企業様にもよいご提案をさせていただきますのでぜひご相談ください。
受発注システムは導入して終わりではありません。常に変化する現場の状況や業務フローの変更に併せて改善していく必要があります。そのためには現状を知り、企業全体で再認識するための共有、それらを改善するためのシステムへの反映を繰り返していかなければなりません。
完璧な受発注システムを求めて、多額の初期費用を投資し失敗してしまうことは珍しくありません。多くの機能を追加し費用をかけたから良い受発注システムができるのではなく、利用者の声に耳を傾け、現場の受発注業務フローに沿ったシステムを構築し、オプションやカスタマイズを加えて常に改良しつづけるから良い受発注システムが出来上がるのです。
改めて自社の業務フローを見つめなおしてみませんか。そこに見えてくる課題こそが業務効率化に繋がるヒントになっているはずです。あとは見えた課題を解決するために正しくシステム化するだけです。
弊社アクロスソリューションズのBtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」は無駄な機能を省いたシンプルで使いやすく分かりやすいシステムパッケージです。現状の業務フローを基に必要な機能を洗い出し、必要なものを必要なだけ追加することができます。
まずは弊社のスペシャリストと会話をしてみませんか。きっと見えていない課題が見えてくるはずです。
