受発注業務に携わる皆様、こんにちは。
日々の業務の中で、FAXでの発注・受注に悩まされている方も多いのではないでしょうか？
今回は、FAXからWeb受発注へのスムーズな移行を成功させるためのステップをご紹介します。
目次
FAXや電話での受発注は、紙のやり取りによる時間ロスや、入力ミスによるトラブルなど、多くの課題を抱えています。一方、受発注システムを使ったWeb受発注は、これらの課題を解決し、業務効率化に大きく貢献します。
発注情報がデータで受け取れるため、入力作業の軽減、自動化で、受発注にかかる時間を大幅に削減できます。
FAXや電話による受注業務で発生する入力ミスやトラブルを防止し、正確な発注を実現します。
FAXに利用する紙やトナー代、電話のやりとりに利用する通信費などの削減に繋がります。
受注データや発注履歴を電子データで管理し、分析や検索が容易になります。
紙による情報の管理や帳簿によるチェックではなく重要な情報をデータで安全に管理できます。
受発注システムの導入は、業務効率化に繋がる一方で、従業員の抵抗感や、既存システムとの連携など、いくつかの課題も考えられます。
新しいシステムへの慣れない操作や、これまでのやり方へのこだわりなど、従業員は抵抗を感じる場合があります。
現在の会計システムや在庫管理システムとの連携がスムーズに行えない可能性があります。そのため受発注システムの導入時はしっかりと確認が必要になります。
システム導入には、初期費用やランニングコストがかかります。現状の受発注業務のフローをしっかりとシステム化できるかどうかを費用と照らし合わせてみましょう。
受発注システムを導入した後でよくいただく要望として「FAXの発注はなくせない」、「FAXを使ったフローは活かしたい」というものがあります。
この「FAXじゃないとダメ」という意見を持つユーザーに対しては、以下の3つのポイントを説明することで、理解を得ることができます。
など、具体的なメリットを数字や事例を用いて説明することで、理解を深めます。
などを提供し、操作への不安を解消します。
一部の部門や商品で、まずは体験デモや無料プランの導入を行い、効果を実感してもらうことで、導入への抵抗感を減らすことができます。
メリットやコスト、利便性が原因ではなくFAXの発注でなければいけないケースもあると思います。この場合、受発注システムとFAXの利用があり業務効率化の恩恵が最大限に受けることができません。
しかし安心してください！弊社の「MOS」にはFAXで受けた発注をデータ化することできる仕組みがあります。
MOS FAXはMOSで設定した注文書を利用し通常通りFAXにて発注をおこなっていただきます。FAXからMOSへデータを転送しMOSの受注データに自動で変換することができます。
MOS FAXの機能は2025年秋頃にリリース予定です。ご期待ください。
MOSでは、お客様の業務に合わせて最適な受発注システムを提案し、スムーズな導入をサポートいたします。
企業規模や業務内容に合わせて、最適なシステムをご提案します。
システム導入時の設定や操作方法の指導、従業員への研修など、全面的にサポートいたします。
導入後も、トラブル対応やシステムのアップデートなど、継続的にサポートいたします。
FAXから電子発注への移行は、企業の成長に欠かせない一歩です。
MOSの受発注システムは、お客様の業務効率化を最大限にサポートします。
まずは、お気軽にご相談ください。
