その業務、誰でもできるようになっていますか？

「この業務は田中さんしか分からない」
「佐藤さんが休むと、納品スケジュールが止まる」
「引き継ぎに時間がかかって、ミスが増えた」

こんな経験、ありませんか？

中小企業ではよくある「属人化」の問題。業務が特定の人に依存していると、退職・異動・休職などで業務が止まってしまうリスクがあります。

そこでおすすめなのが、BtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」による業務の標準化・見える化です。

今回はいただいた業務の属人化問題と業務の標準化・見える化についてご紹介いたします。

🔍 属人化とは？放置するとどうなる？

あらためて属人化について理解していきましょう。属人化とは、業務のノウハウや情報が特定の人にしか分からない状態のことです。

属人化のリスクは以下が挙げられます。

主な属人化のリスク

業務の引き継ぎに時間がかかる

スピード感が損なわれるだけではなくお客様の対応に時間がかかり迷惑・トラブルの原因に

ミスや漏れが発生しやすくなる

〇〇さんだけが分かるという状況のため、業務内容の理解が追い付かずミスや抜け漏れが発生

担当者がいないと業務が止まる

担当者の病気や退職など突然の出来事が起きると業務内容や対応がまったく分からなくなってしまう

経営者が現場の状況を把握できない

属人化が進むことで業務内容や状況などが把握できなくなってしまう

どのリスクも見過ごすことはできず大きなトラブルの原因になってしまうものばかりです。属人化は日々の業務の忙しさで忘れがち・そのままということも珍しくありません。

👀 受発注システム「MOS」で業務を「見える化」する方法

受発注システム「MOS」を導入すると、受発注業務がすべてシステム上に記録され、誰でも状況を把握できるようになります。

MOSでできること

得意先ごとの商品・価格・納品希望日などを自動管理

商品や取引先のCSVデータがあれば難しい設定は一切不要

過去の発注履歴をすぐに確認

FAXや電話での受発注業務で課題になる言った言わないなどトラブルの種を摘むことができます

受注データや履歴で「誰が何をしたか」が一目で分かる

担当者がどういった業務をおこなっていたか、取引先とどういった取引をおこなったかがすぐに確認できます

このように受発注業務をDX化し、見える化することのメリットは多く存在します。

📱 誰でも使える！MOSのやさしい設計

MOSは、ITに不慣れな方でも安心して使えるように、現場目線で設計された受発注システムです。導入後すぐに使いこなせる理由は、次の3つです。

業務に合わせた画面構成で迷わない

MOSは、業種や業務内容に応じて画面をカスタマイズできるため、「必要な情報だけが表示される」設計になっています。そのため、初めて使う人でも迷わず操作でき、マニュアルなしでも直感的に使えるのが特徴です。

現場で使える！スマホ・タブレット完全対応

PCだけでなく、スマホやタブレットでも快適に操作できるMOS。
倉庫や店舗、外出先でもすぐに発注・確認ができるため、現場のスピード感に対応できます。

現場の声から生まれた受発注システム

「納品希望日」「注文履歴」「得意先別設定」など、現場の声から生まれた機能を沢山備えています。

🏢 属人化解消で担当者交代でも業務が止まらなかった！

ある食品卸企業では、長年受発注業務を担当していた社員が退職。以前は紙台帳とFAXで管理していたため、引き継ぎに2週間以上かかっていました。

MOS導入後は、得意先ごとの設定や履歴がすべてシステム上に残っていたため、新任担当者は初日から業務を開始。ミスもゼロで、業務はスムーズに継続できました。

受発注システム導入前

受発注システム導入後

🛠 属人化を防ぐ！MOS導入のステップ

受発注システム導入のステップ・スケジュールは各社によって違いますが、弊社の受発注システム「MOS」は3ヶ月から6ヶ月で納品させていただくケースがほとんどです。

受発注システム導入のスケジュール例

1ヒアリング・ご提案(2週間～)

・業務分析、要件定義書作成

現状のフローやご要望をお伺いしＭＯＳ導入のための最適なご提案をさせていただきます。

・契約書作成、締結

ご提案内容を確認していただいた後、お見積りをご確認のうえ契約を取り交わせていただきます。

・システム構築、データ移行

ヒアリングさせていただいた内容を基にMOSを導入するための準備やオプション、カスタマイズの構築をおこないます。

・サーバー、ドメインの準備、各種設定、テスト

実際に稼働する前にシステムのテストをおこないます。サーバーやドメインの準備、各種設定も併せて進めていきます。

・受注者、発注者による運用開始

BtoBモバイルWeb受発注システム「MOS」をご利用いただけます。

🧭 人に依存しない業務体制が、企業を強くする

これまで確認してきて分かった通り、属人化を防ぐことは業務効率化だけでなく、企業の安定性・成長力にもつながります。

BtoB受発注システム「MOS」を使えば、誰でも業務を引き継げる環境が整い、「○○さんがいないと困る」から「誰でもできる」へと変わります。

✅ 無料デモ・導入相談受付中！

属人化を防ぐ業務体制づくり、MOSで始めてみませんか？

MOSのご紹介 特設サイト