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業務効率化卸売・製造業の現場では、「FAXは便利だから続けている」というよりも、長年の取引慣習や取引先のITリテラシー不足が理由でFAX依存が続いています。しかし、その裏では目に見えないコストが積み上がっています。
「転記作業に1日4時間以上」、「確認電話や再出荷対応の負担増」
「属人化による業務リスク」、「繁忙期に残業が常態化」
FAX受注を続けることで、上記の課題が発生し企業の成長や効率化を阻害しているのが現実です。
今回はFAX受注をやめたいと思っているのにやめられない企業様へ、今の受発注業務の改善を一歩前進させる方法をご紹介します。記事の最後に受発注業務改善ガイドについてもご案内しておりますのでぜひご覧ください。
目次
FAX注文を受け付けて受注処理をするには手作業で転記が必要になります。転記や注文確認の際に入力ミスや確認作業が頻発し、再出荷やクレーム対応の負担が増えてしまいます。
担当者の暗黙知に依存し、情報共有ができないため引き継ぎが困難になるケースが珍しくありません。この状態では休暇時や退職時に業務が滞るリスクが高まりトラブルの原因になってしまいます。
FAX受注は人手依存の状態ではスケール不可です。対応力を強化しなければ繁忙期に残業やミスが増加し、新規取引先対応も困難です。
「問題は認識しているが中々変えられない現状がある」「取引先がFAXを使っているからやめられない」
――そんな企業に最適なのがMOS FAX機能です。
独自のOCR＋AIでFAX注文書を読み取り、受注情報をMOSに一元管理。これにより転記作業を限りなくゼロにできます。
FAXを残したまま受発注業務をデジタル化できるので、ITに不慣れな取引先でも安心してご利用いただけます。
MOSで一元管理している受注データを基幹システムに連携できます。連携をおこなうことで紙やExcelでの二重入力や管理を解消できます。
受発注システムMOSなら担当者が不在でも受注処理が止まらない仕組みを構築できます。
FAX脱却のためにシステムを導入しよう！と意気込む必要はありません。受発注システムMOSなら、ステップを踏み、段階的に進めることができます。
FAXによる注文をExcel・CSVでまとめてデータで管理します。加えて現状の受発注業務フローを整理し見える化を実施します。
受発注システムMOSを導入し、MOSのMOS FAX機能でWebによる発注、FAXによる発注の受注情報を一元管理。取引先に負担をかけず、業務効率を改善できます。
受発注システムMOSによるスマホ・タブレット、PCからのWeb受発注を案内し切り替えをおこなっていただきます。これにより入力・確認作業を削減し、受発注業務のスピードと精度を向上できます。
受注内容のシステムへの転記などの入力工数が約50％削減、さらに取引先への確認電話が大幅に減少しました。これにより属人化リスクが解消されました。
担当者A様
受発注システムで発注を受け付けることで、入力ミスがほぼゼロになりました。基幹システムと連携することで受注処理時間も約40％削減することができました。発注方法がDX化できたことにより、取引先への確認作業・トラブルが大幅に減少しました。
担当者B様
基幹システムとの連携で受注処理時間を約60％削減できました。取引先との確認電話はほぼゼロになり、オペレーターからも好評です。加えてWebからの受注率が導入後3か月で30％超になり業務改善だけではなく、業績改善にも繋がっています。
担当者C様
取引先を数社選び、 使用感や課題をヒアリングします。改善点をしっかりと確認し段階的に導入をおこなうことで成功率がUPします。
まずは最も多く利用する現場の担当者やオペレーターに操作性の確認、システム利用のための研修を実施する。これによって現場の懸念をしっかりと解消した上で導入を進めます。
受発注業務の内容を理解し、課題を確認します。工数削減やミス防止など、成果指標を正しく設定した上で導入を進めます。
チェック項目5つ未満なら改善余地あり。MOSなら、FAXを残したままデジタル化し、段階的にWeb受発注へ移行できます。
FAX受注をやめたい企業にとって、MOS FAXは「取引先に負担をかけずにDXを進める最適解」です。まずは現状を整理し、MOS FAXでスモールスタート。業務効率化と属人化リスク解消を同時に実現しましょう。
本記事で紹介した内容を、より詳しくまとめた「FAX受注をやめたい企業のための業務改善ガイド」をご用意しています。
なおガイドには以下のコンテンツを収録しています。
お問い合わせいただいた方には無料でガイドをお送りさせていただく他、受発注システム「MOS」の資料やその他の業務改善につながる資料をお送りいたします。まずはガイドを手に業務改善をおこなっていきましょう。
